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in Salesforce - 30 6月, 2021
by nae - no comments
【Salesforce】承認プロセスで注意したいポイント3選

 

承認プロセスとはSalesforceの業務プロセスの自動化機能の一種であり、例えば経費申請や大きな金額の商談のフェーズを進める際に申請~承認・却下までの流れを組むことができる機能です。
とても便利な機能ではありますが、今回はこの承認プロセスで注意したいポイントを3つご紹介します。

 

1.「すべての変更」権限があるユーザは承認者に割り当てされていなくても承認/却下ができる。


通常、承認者として割り当てられているユーザのみが「承認/却下」をすることができる(「承認/却下」ボタンが表示される)のですが、承認者として割り当てられていないユーザが承認/却下できることがあります。

その場合、このユーザは承認申請を設定しているオブジェクトに対する「すべて変更」権限をもっている可能性があります。

 

 

「すべての変更」権限があるユーザは承認管理者となり、他にも以下の権限が与えられます。

 

 ・「申請者の指定」設定で申請できるユーザとして指定されていなくても申請できる
(承認プロセス作成を進めていくと、「ステップ6.申請者の指定」で特定のユーザ、ロール、ロール&下位ロール、公開グループ、所有者の単位で、この承認プロセスの実行を許可するユーザを指定できる設定箇所があります。)

 

 

 ・申請済みでレコードがロックされているデータでも編集できる

 

プロファイルや権限セットを確認し、そのユーザに付与すべき権限かどうか検討する必要があります。

 

(参照)
・承認の管理に関する考慮事項
https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.approvals_considerations_manage.htm&type=5

 

2.キュー・代理承認者はモバイルでの承認申請通知がされない


承認ステップの割り当て先でキューを設定されている場合や代理承認者の場合、モバイルアプリの通知やLightingでのベル通知で申請通知がされません。

 

 

モバイルでの承認申請通知をしたい場合は、[自動的に承認者に割り当てる]としてユーザを設定する必要があります。

 

 

(参照)
・承認設定に関する考慮事項
https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.approvals_considerations_approver.htm&type=5

 

3.一度有効化した承認プロセスは無効化しても削除できない(申請レコードを削除する必要がある)


一度有効化し、その承認プロセスと紐づいた申請レコードが存在している場合は、無効化をしても削除することができません。

 

 

その承認プロセスで動かした申請レコードがテスト用であった場合など、もし削除してもよい場合は、レコードを物理削除(レコード削除→ごみ箱からも削除するなど)すると承認プロセスを削除することができます。
※物理削除をしても更新に時間がかかることがあります。
承認プロセスを削除することができない場合は、時間をおいて再度削除を試してみてください。

以上、承認プロセスで注意しておきたいポイントでした。