Salesforceには、経費申請や大きな金額の商談のフェーズを進める際に申請～承認・却下までの流れを組むことができる、業務プロセスの自動化機能(承認プロセス)があります。
今回は承認設定周りで使える便利な設定を3つご紹介します。
1.自動承認（自己承認）とする
申請内容や申請者によっては自動承認（「承認申請」ボタンを押したタイミングで承認済み）としたい、というケースもありますよね。
その場合、「承認ステップ」＞ステップ条件の指定にて「数式の評価がtrueになる」それ以外の場合「レコードを承認」を選択します。
※数式はfalseとしておく
2.一定の条件で「承認申請」ボタンを非表示にする※Lightningのみ
承認済みとなったレコードは「承認申請」ボタンを非表示したい、
金額が〇万円を超える場合のみ「承認申請」をさせたい、
というようにある条件で申請ボタンを表示/非表示とさせたい場合は、「動的アクション」で実現可能です。
例えば割引率が30%以上の商談については「承認申請」ボタンを表示させ、30%を下回る商談には「承認申請」ボタンを非表示としたいとします。
①商談のレコードページを開き、右上の歯車ボタンより「編集ページ」を開く
②強調表示パネル（レコード名や承認申請ボタンが表示されている箇所）を選択し、
「動的アクションを有効化」をクリック or 「動的アクションを有効化」の表示がない場合は「アップグレードに関するお問い合わせ」をクリックしガイドに従って進める
③「アクションを追加」より「承認申請」アクションを選択、「検索条件を追加」をクリック
④「承認申請」を表示させたい条件を設定し「完了」をクリック
⑤条件を確認し、「完了」をクリック
⑥右上の保存をクリック
実際の挙動は以下の通りとなります。
割引率が30%以上の場合は「承認申請」ボタンが表示されていて、
割引率が30%を下回る場合は「承認申請」ボタンが非表示となります。
(参照) ・動的アクションの新しい柔軟性をデスクトップ (正式リリースおよびベータ) とモバイル (ベータ) でフルに活用 https://help.salesforce.com/articleView?id=release-notes.rn_lex_dynamic_actions_highlights_panel.htm&release=228&type=5
3.承認リマインダーメールを送りたい
特に重要な申請なのでスピーディーに承認フローを回したい・・・
なかなか申請を確認してくれない（承認/却下をしてくれない）承認者がいる・・・
そんなとき、リマインダーメールを設定することができます。
①リマインダー用のメールテンプレートを用意する
設定＞(クイック検索で「テンプレート」と検索）Classic メールテンプレートより、テンプレートを設定する
※画像は商談に関する申請の一例です。
②チェックボックス型のカスタム項目を作成
申請オブジェクトの設定画面より、リマインダーメールを送るかどうか判定するフラグ用のカスタム項目「リマインダーフラグ」項目を作成する。
※デフォルト値で「チェックなし」を選択する
※ページレイアウトには非表示にする
③承認プロセスにてカスタム項目の項目自動更新を追加する
設定＞クイック検索で「承認プロセス」と検索し、「リマインダーフラグ」項目の項目自動更新設定追加。
最初の承認者へのリマインダーを送る場合、申請時のアクション＞新規アクションの追加＞項目自動更新よりフラグ更新をする。
「リマインダーフラグ」項目 を「True」にする。
承認/却下がされた場合はリマインダーを送る必要がないので、
承認ステップ＞アクションを表示＞承認時のアクション（却下時のアクション）＞項目自動更新よりフラグ更新する。
「リマインダーフラグ」項目 を「False」にする。
④メールアラートを送信するワークフロー作成
設定＞クイック検索で「ワークフロー」と検索し、 「リマインダーフラグ」項目 がTrueとなったときに一定時間後にメールアラートを送信するワークフローを設定。
「リマインダーフラグ」項目 のフラグがTrueの場合、という条件を設定
リマインドタイミングを設定
「新規メールアラート」からメールアラート設定をする
※受信者種別は承認者となるユーザを選択。
承認者がマネージャの場合は申請オブジェクトにユーザ項目を用意し、マネージャのユーザをプロセスビルダーでセットするなど事前設定が必要です。
ワークフローを有効化して終了です。
(参照) ・最初の承認プロセスメールの後にリマインダーメールを送信する https://help.salesforce.com/articleView?id=000337321&type=1&mode=1
以上、承認周りで使える便利な設定3選でした。